Übergabeprotokoll Vertrieb

Was ein Kollege wissen muss, um Kunden drei Wochen lang zu betreuen, auf zwei Seiten. Für Urlaub, Krankheit und Wechsel.

Wofür die Vorlage gedacht ist

Das Protokoll hält offene Vorgänge, laufende Angebote und Zugänge fest, jeweils mit nächstem Schritt, Termin und Risiko. Der Abgebende füllt es aus, der Übernehmende bestätigt es in einem Meeting. Drei Regeln ordnen die Rückübergabe, damit der Kunde nach dem Urlaub nicht zweimal angerufen wird.

Wann Sie sie einsetzen

Drei Arbeitstage vor jedem Urlaub eines Verkäufers. Bei Krankheit füllt die Vertriebsleitung das Protokoll aus dem CRM aus. Bei Wechsel dient es als Grundlage für die Einarbeitung des Nachfolgers.

So füllen Sie sie aus

1. Tragen Sie im Kopf Abgebenden, Übernehmenden, Zeitraum und Anlass ein.
2. Listen Sie alle offenen Vorgänge auf. Das gelb markierte Feld ist der nächste Schritt; ein Vorgang ohne nächsten Schritt und Termin kann nicht übernommen werden und bleibt beim Abgebenden.
3. Tragen Sie laufende Angebote mit Wert, Gültigkeit und der offenen Frage des Kunden ein.
4. Regeln Sie Zugänge zu CRM, Postfach, Telefon, Kalender und Ablage und schreiben Sie je einen Hinweis dazu.
5. Besprechen Sie das Protokoll in einem Meeting von 30 Minuten. Kunden mit offenen Angeboten erhalten vorher eine kurze Nachricht mit Namen und Durchwahl des Übernehmenden.
6. Nach der Rückkehr: Rückübergabe im Meeting, nicht per E-Mail, nach den drei Regeln am Ende des Protokolls.

Was in der Datei steckt

Seite 1 Anleitung, leere Vorlage, Ausfüllbeispiel Hartmann GmbH (Sommerurlaub im Gebiet Süd), Hinweise zur Anwendung.