Urlaubszeit im Vertrieb: Übergaben ohne Reibungsverlust

Im Juli zeigt sich, wie gut ein Vertrieb organisiert ist. Kunden merken sofort, ob eine Vertretung auskunftsfähig ist oder nur den Anrufbeantworter ersetzt.

Das Grundproblem ist selten der Urlaub selbst, sondern das Wissen im Kopf des Abwesenden. Steht der Stand einer Chance nur dort, macht jede Abwesenheit den Kunden zum Bittsteller.

Die Übergabe in fünf Zeilen

Je aktiver Chance genügen fünf Zeilen im CRM: Wo stehen wir, was wurde zugesagt, was ist der nächste Schritt mit Datum, wer entscheidet beim Kunden, und was sollte die Vertretung auf keinen Fall tun? Die letzte Zeile wird gern belächelt und verhindert die meisten Schäden, etwa den gut gemeinten Rabattvorstoß in einer heiklen Verhandlung.

Vertretung heißt Verantwortung

Eine Liste ohne Mandat hilft wenig. Die Vertretung braucht die klare Ansage, ob sie nur Auskunft gibt oder Entscheidungen treffen darf, und bis zu welcher Grenze. Kunden respektieren ein ehrliches „Das entscheidet Kollege Weber nach seinem Urlaub“, wenn der Rest verlässlich läuft.

Der schöne Nebeneffekt: Wer Übergaben diszipliniert schreibt, pflegt sein CRM das ganze Jahr besser. Die fünf Zeilen sind nichts anderes als der Zustand, den jede Chance immer haben sollte.

Machen Sie die Fünf-Zeilen-Übergabe zur Regel vor jedem Urlaub und prüfen Sie sie stichprobenartig. Der erste Sommer danach fühlt sich anders an, für das Team und für Ihre Kunden.