KI im Vertrieb. Drei Aufgaben, die sich in 30 Tagen rechnen

Beim Thema KI im Vertrieb warten viele Mittelständler auf den großen Wurf, ein Projekt mit Agenten, Schnittstellen und Budget. Währenddessen bleiben Aufgaben liegen, die ein gewöhnlicher KI-Assistent schon heute übernimmt, ohne neue Software und ohne Projektteam. Drei davon rechnen sich in 30 Tagen, wenn der Ablauf klar ist und jeder Verkäufer eine Einführung von zwei Stunden bekommt.

Wie der Weg zu einem echten Agenten aussieht und warum dafür zuerst die Daten stimmen müssen, beschreibt der Beitrag KI-Agenten im Vertrieb. Die drei Aufgaben hier sind der Schritt davor. Sie zeigen im Alltag, was KI im eigenen Vertrieb leistet, und sie decken nebenbei auf, wo die Daten im CRM Lücken haben.

Drei Aufgaben, die ein KI-Assistent heute übernimmt

Allen drei Aufgaben ist gemeinsam, dass sie sich jede Woche wiederholen, dass der Verkäufer das Ergebnis vor der Verwendung liest und dass sie Zeit kosten, die dem Kunden fehlt:

• Gesprächsvorbereitung. Vor einem Ersttermin recherchiert ein guter Verkäufer das Unternehmen, die Ansprechpartner und aktuelle Meldungen. Das kostet schnell eine Stunde. Der Assistent liefert in wenigen Minuten eine Rohfassung, die der Verkäufer prüft und um das ergänzt, was er vom Kunden weiß. Angenommen, ein Verkäufer eines Anlagenbauers bereitet einen Termin bei einem Lebensmittelhersteller vor. Der Assistent fasst Produktprogramm, Standorte und die jüngste Werkserweiterung zusammen und schlägt drei Fragen für das Gespräch vor.
• Nachfassen mit Bezug zum Gespräch. Die übliche Nachricht mit „wollte mal nachhören“ bleibt meistens unbeantwortet. Aus den eigenen Gesprächsnotizen entsteht in zwei Minuten ein Entwurf, der auf das Gespräch eingeht und einen konkreten nächsten Schritt vorschlägt, etwa einen Termin mit dem Einkauf oder ein Muster zur Probe. Der Verkäufer passt den Ton an und verschickt die Nachricht selbst.
• CRM-Pflege per Diktat. Die meisten Verkäufer tragen Termine ungern nach, und am Freitag fehlt die Hälfte. Wer direkt nach dem Termin zwei Minuten ins Telefon diktiert, bekommt vom Assistenten Gesprächsinhalt, nächsten Schritt mit Datum und einen Vorschlag für die Phase zurück. Der Verkäufer prüft und speichert.

Die folgende Grafik zeigt für jede Aufgabe, was in den Assistenten hineingeht, was herauskommt und was der Verkäufer prüft. Sie eignet sich als Aushang für die Einführung im Team.

Warum die Freigabe des Werkzeugs vor dem ersten Versuch kommt

Gesprächsnotizen und Kundennamen sind personenbezogene Daten. Ein privates Konto bei einem kostenlosen KI-Dienst ist dafür der falsche Ort, auch wenn es bequem ist. Bevor das Team startet, legt die Geschäftsführung fest, welches Werkzeug verwendet wird. In der Regel ist das ein Firmenkonto mit einem Vertrag zur Auftragsverarbeitung und der Einstellung, dass eingegebene Daten nicht zum Training verwendet werden.

Preise, Konditionen und Vertragsdetails bleiben in der Anfangsphase ganz draußen. Für die drei Aufgaben werden sie nicht gebraucht, und so bleibt das Risiko überschaubar.

Was die drei Aufgaben an Zeit bringen

Wie viel Zeit frei wird, hängt von der Zahl der Termine und davon ab, wie gründlich heute schon vorbereitet wird. Das Rechenbeispiel geht von einem Team mit acht Verkäufern und vorsichtigen Werten aus.

Die eigenen Werte weichen davon ab, deshalb lohnt es sich, sie vor dem Start eine Woche lang festzuhalten. Eine einfache Strichliste je Verkäufer genügt, mit der Zeit für Vorbereitung, Nachfassen und Nachtragen im CRM.

Woran der Effekt nach 30 Tagen gemessen wird

Eine Zahl reicht, nämlich die Zeit mit Kunden je Verkäufer und Woche. Dazu zählen Termine, Telefonate und Videogespräche mit Kunden und Interessenten, aber keine internen Meetings. Wie viel davon im Mittelstand üblich ist, beantwortet die Hilfe Wie viel Verkaufszeit ist normal?

• Die Zeit mit Kunden steigt. Dann bleiben die drei Aufgaben, und das Team entscheidet, welche Aufgabe als nächste dazukommt.
• Die Zeit mit Kunden bleibt gleich. Dann fließt die gewonnene Zeit in interne Arbeit. Das ist eine Führungsfrage und keine Frage des Werkzeugs, und sie gehört ins nächste Meeting der Vertriebsleitung.
• Die Ergebnisse des Assistenten sind unbrauchbar. Dann fehlen meistens Notizen und Daten im CRM, mit denen er arbeiten kann. Das ist ein wertvoller Befund, bevor über Agenten gesprochen wird.

Welche Vorlagen dabei helfen

Für alle drei Aufgaben enthält die Prompt-Sammlung für Vertriebsaufgaben fertige Anweisungen, die ein Team direkt übernehmen und an die eigene Branche anpassen kann. Welche weiteren Aufgaben sich für KI eignen, zeigt die Hilfe Welche Aufgaben im Vertrieb kann KI heute übernehmen? Wo das Team insgesamt steht, klärt die Frage zu KI im Vertrieb im Selbsttest.

Was in den nächsten 30 Tagen passiert

Ein KI-Assistent macht aus einem schwachen Gespräch kein gutes, und er kennt den Kunden nicht so, wie ein erfahrener Verkäufer ihn kennt. Er nimmt Arbeit ab, die vor und nach dem Gespräch anfällt, mehr nicht. Für einen Test in den nächsten 30 Tagen genügt dieser Ablauf:

1. In Woche 1 das Werkzeug freigeben und die Zeiten je Verkäufer festhalten.
2. In Woche 2 jeden Verkäufer zwei Stunden einführen, mit den drei Aufgaben und der Grafik oben.
3. In Woche 3 und 4 die drei Aufgaben im Alltag nutzen und Fehler sammeln.
4. Am Ende von Woche 4 die Zeit mit Kunden vergleichen und entscheiden.

Der große Wurf kommt im Vertrieb selten auf einmal. Drei kleine Aufgaben, die jede Woche Zeit freimachen, bringen ihn meistens schneller.