Einarbeitung im Vertrieb. In Wochen produktiv statt in Monaten

Mehrere Monate, bis ein neuer Verkäufer seine Zahlen bringt, gelten in vielen Unternehmen als normal. Die Bridge Group hat für den B2B-Softwarevertrieb gerade 6,2 Monate gemessen, so viel wie nie zuvor in ihrer Studienreihe. Für den Mittelstand gibt es keine vergleichbare Messung, bei erklärungsbedürftigen Produkten ist aber kaum mit weniger zu rechnen. Das liegt nur zum Teil am Produkt und am Markt. Ein großer Teil der Zeit entsteht durch eine Einarbeitung, die nach dem Prinzip „lauf mal mit“ funktioniert.

Mitlaufen ist kein Plan. Der neue Kollege sieht zufällige Gespräche, übernimmt zufällige Gewohnheiten und lernt das Produkt aus Präsentationen, die für Kunden gemacht wurden. Was ihm fehlt, merkt er erst im eigenen Kundentermin, und dann ist es teuer.

Vier Etappen mit Prüfpunkten

Wirksame Einarbeitung folgt einer festen Reihenfolge. Zuerst kommt der Kunde und erst danach das Produkt, weil ein Verkäufer, der die Probleme seiner Kunden kennt, das Produkt schneller einordnet als umgekehrt. Die Grafik zeigt die vier Etappen für die ersten 13 Wochen.

Entscheidend sind die Prüfpunkte. Sie machen aus einem guten Vorsatz einen Plan, den alle Beteiligten nachvollziehen können. Je Meilenstein genügen drei Kriterien, die sich mit Ja oder Nein beantworten lassen. Angenommen, ein Großhändler für technische Gase stellt eine Verkäuferin für den Außendienst ein. Die Kriterien könnten so aussehen:

• Tag 30. Sie erklärt die drei wichtigsten Kundengruppen und ihre typischen Probleme, hat fünf begleitete Termine im CRM dokumentiert und pflegt ihre Einträge ohne Hilfe.
• Tag 60. Sie führt ein Erstgespräch allein nach dem Leitfaden, hat ein Angebot erstellt, das die Vertriebsleitung ohne Änderung freigibt, und kennt die zehn größten Kunden ihres Gebiets persönlich.
• Tag 90. Sie hat eigene Chancen mit nächstem Schritt und Datum im CRM, mindestens ein Angebot ist in der Verhandlung, und sie stellt ihre Chancen im wöchentlichen Meeting selbst vor.

Ein nicht erfülltes Kriterium ist kein Scheitern. Es wird in der folgenden Woche wiederholt, und der Pate weiß, woran er arbeiten muss.

Wer bei der Einarbeitung was übernimmt

Einarbeitung ist keine Aufgabe, die die Vertriebsleitung nebenbei erledigt. Sie verteilt sich auf mehrere Personen, und jede Rolle braucht einen klaren Auftrag:

• Der Pate. Ein erfahrener Kollege aus dem Team und ausdrücklich keine Führungskraft. Er begleitet die Termine der ersten acht Wochen und gibt nach jedem Termin eine kurze Rückmeldung. Dafür braucht er etwa drei Stunden pro Woche, die ihm an anderer Stelle abgenommen werden.
• Die Vertriebsleitung. Sie prüft die Meilensteine, führt das wöchentliche Gespräch und entscheidet, wann das eigene Gebiet übergeben wird.
• Der Sales Enablement Manager. Er pflegt den Plan, den Leitfaden und das Material und sammelt nach jeder Einarbeitung, was gefehlt hat.
• Service und Innendienst. Sie übernehmen in den ersten zwei Wochen je einen halben Tag und zeigen, womit Kunden wirklich anrufen.

Was eine Einarbeitung ohne Plan kostet

Die Kosten einer langen Anlaufzeit tauchen in keiner Rechnung auf, weil sie aus Gehalt bestehen, das ohnehin gezahlt wird. Das Rechenbeispiel macht sie sichtbar.

Dazu kommt ein Risiko, das sich schwerer beziffern lässt. Wer sich in den ersten Monaten allein gelassen fühlt, sucht sich eher etwas Neues, und gerade gute Verkäufer haben die meisten Alternativen. Dann beginnt die Anlaufzeit mit der nächsten Einstellung von vorn.

Welche Vorlagen dabei helfen

Der Einarbeitungsplan für neue Verkäufer im Werkzeugkasten enthält den Wochenplan für 13 Wochen, die Meilensteine an Tag 30, 60 und 90 und ein Ausfüllbeispiel für eine Verkäuferin im Außendienst. Für die zweite Etappe hilft ein kurzer Leitfaden, wie ihn der Beitrag Playbook heißt Leitfaden beschreibt. Wie lange Einarbeitung üblicherweise dauert, beantwortet die Hilfe Wie lange dauert die Einarbeitung eines Verkäufers? Wo das eigene Team steht, zeigen die Fragen zur Anlaufzeit und zum Einarbeitungsplan im Selbsttest.

Drei Fragen an die letzte Neueinstellung

Ein Einarbeitungsplan muss nicht am Schreibtisch entstehen. Der ehrlichste Startpunkt ist ein Gespräch von einer halben Stunde mit dem Verkäufer, der zuletzt angefangen hat:

1. Was hat in den ersten vier Wochen gefehlt, um sicher in ein Kundengespräch zu gehen?
2. Welche Frage hat niemand beantwortet, oder nur nach mehrfachem Nachfragen?
3. Wann war der Moment, ab dem die Arbeit allein funktioniert hat, und was hat ihn ausgelöst?

Die Antworten ergeben etwa die Hälfte des Plans. Die andere Hälfte liefert die Vorlage. Die Anlaufzeit ist keine feste Größe. Sie ist das Ergebnis der Einarbeitung, und die lässt sich planen.