Nachfassen ohne zu nerven. Drei Regeln und ein Ablauf für vier Wochen

Die meisten Angebote scheitern nicht an einem Nein. Sie scheitern daran, dass nichts mehr passiert, kein Anruf, keine Antwort, keine Entscheidung. Der Kunde war interessiert, dann kam der Alltag dazwischen, und zwar auf beiden Seiten. Das Angebot liegt im CRM als offen und wird von Woche zu Woche unwahrscheinlicher.

Das Nachfassen entscheidet deshalb über einen großen Teil des Umsatzes. Trotzdem haben wenige Vertriebsteams dafür eine gemeinsame Methode. Jeder Verkäufer macht es anders, und viele machen es zu selten, weil niemand derjenige sein will, der lästig wird.

Drei Regeln, die Nachfassen planbar machen

Lästig wird Nachfassen, wenn es ohne Anlass und ohne Ende passiert. Beides lässt sich mit drei Regeln vermeiden, die für das ganze Team gelten:

• Der nächste Schritt entsteht im Termin. Die beste Nachfassnachricht ist die, die gar nicht nötig wird. Wer jedes Gespräch mit einem vereinbarten nächsten Schritt samt Datum beendet, fasst nicht nach, sondern hält eine Zusage ein. Für beide Seiten fühlt sich das anders an.
• Jede Nachricht hat einen Grund, der dem Kunden nützt. „Wollte nur mal hören, ob Sie schon entschieden haben“ bringt dem Kunden nichts. Eine Antwort auf eine offene Frage aus dem Termin, eine Referenz aus seiner Branche oder eine Rechnung zu den Betriebskosten dagegen schon. Mit guten Notizen im CRM ist eine solche Nachricht in fünf Minuten geschrieben.
• Ablauf und Endpunkt stehen vorher fest. Das Team legt fest, wie viele Kontakte es nach einem Angebot gibt und in welchem Abstand. Nach dem letzten Kontakt kommt eine ehrliche Abschlussnachricht, und die Chance wird im CRM entsprechend geführt.

Ein Ablauf für die ersten vier Wochen

Der folgende Ablauf passt für die meisten Angebote im Mittelstand, bei denen zwischen Angebot und Entscheidung einige Wochen liegen. Bei großen Projekten mit langen Entscheidungswegen werden die Abstände länger, die Logik bleibt dieselbe.

Die Abschlussnachricht an Tag 28 kostet viele Verkäufer Überwindung. Sie ist aber oft der Kontakt, auf den eine Antwort kommt. Ein Satz wie „Ich melde mich zu diesem Angebot nicht mehr, gern können Sie auf mich zukommen, wenn das Thema wieder aktuell wird“ nimmt den Druck heraus und macht es dem Kunden leicht, ehrlich zu antworten, auch mit einem Nein.

Ein Beispiel aus dem Mittelstand

Angenommen, ein Hersteller von Kältetechnik hat einem Lebensmittelgroßhändler ein Angebot über 85.000 Euro für eine neue Kühlzelle übergeben. Im Termin wurde vereinbart, das Angebot eine Woche später mit dem technischen Leiter und dem Einkauf zu besprechen.

• Tag 2. Der Verkäufer schickt eine kurze Nachricht mit den zwei offenen Fragen zur Stromversorgung und bestätigt den Termin.
• Tag 7. Im Gespräch zeigt sich, dass der Einkauf ein zweites Angebot einholt. Der Verkäufer fragt, bis wann entschieden wird, und erfährt, dass die Geschäftsführung Ende des Monats tagt.
• Tag 14. Er schickt eine Rechnung zu den Stromkosten über zehn Jahre im Vergleich zur alten Anlage. Das ist ein Grund, sich zu melden, und zugleich ein Argument für die Sitzung der Geschäftsführung.
• Tag 28. Nach der Sitzung kommt keine Rückmeldung. Die Abschlussnachricht bringt am nächsten Tag die Antwort, dass die Entscheidung auf das Frühjahr verschoben ist. Die Chance wird als vertagt geführt, mit Wiedervorlage im Februar.

Ohne festen Ablauf hätte das Angebot bis zum Jahresende als offen im CRM gestanden und den Forecast verfälscht.

Welche Vorlagen dabei helfen

Viele Angebote, die später in der Stille enden, hätten vorher besser qualifiziert werden können. Dafür gibt es das Qualifizierungsraster vor dem Angebot im Werkzeugkasten. Für die Nachrichten selbst enthält die Prompt-Sammlung für Vertriebsaufgaben Anweisungen, mit denen ein KI-Assistent aus den Gesprächsnotizen einen Entwurf schreibt, wie im Beitrag Drei Aufgaben, die sich in 30 Tagen rechnen beschrieben. Wie verlorene und vertagte Chancen im CRM sauber geführt werden, zeigt der Beitrag Der Vertriebsprozess in fünf Phasen.

Was heute zu tun ist

Der schnellste Einstieg liegt in den offenen Angeboten, die schon im CRM stehen. Er braucht etwa eine Stunde:

1. Alle offenen Angebote auflisten, die älter als 14 Tage sind und keinen nächsten Schritt mit Datum haben.
2. Für jedes Angebot einen Grund notieren, der dem Kunden nützt, und den nächsten Kontakt im Kalender eintragen.
3. Angebote, die älter als acht Wochen sind, mit einer ehrlichen Abschlussnachricht beenden und im CRM als verloren oder vertagt führen.

Gegen Stille nach dem Angebot hilft kein häufigeres Nachfragen. Es hilft ein Ablauf, den der Kunde nachvollziehen kann, und ein Ende, das beiden Seiten eine Entscheidung erlaubt.