Was ein CRM können muss, bevor KI hilft. Zehn Abfragen in einer Stunde

In vielen Gesprächen über KI im Vertrieb kommt früh die Frage, welches Werkzeug sich lohnt. Die Gegenfrage ist unbeliebt, aber ergiebiger. Was steht im CRM, und stimmt es? Ein KI-Werkzeug arbeitet mit dem, was da ist. Sind Daten lückenhaft, Phasen beliebig und Zuständigkeiten unklar, liefert auch das beste Modell überzeugend formulierten Unsinn, nur schneller als bisher.

Welche Aufgaben KI im Vertrieb übernehmen kann, beschreiben die Beiträge Drei Aufgaben, die sich in 30 Tagen rechnen und KI-Agenten im Vertrieb. Dieser Beitrag setzt einen Schritt früher an. Er zeigt, was das CRM leisten muss, damit solche Aufgaben überhaupt funktionieren, und wie sich das in einer Stunde prüfen lässt.

Vier Voraussetzungen vor jeder Lizenz

Keine der vier Voraussetzungen ist technisch anspruchsvoll. Sie verlangen Absprachen im Team und etwas Disziplin, und genau daran fehlt es in vielen Unternehmen:

• Ein beschriebener Prozess. Die Phasen einer Verkaufschance haben Kriterien, die jeder gleich versteht. Wie das geht, zeigt der Beitrag Forecast ohne Bauchgefühl.
• Wenige Pflichtfelder, die konsequent gefüllt werden. Zehn Pflichtfelder, die jeder pflegt, sind mehr wert als dreißig, die jeder umgeht. An erster Stelle steht der nächste Schritt mit Datum.
• Aktuelle Einträge. Ein CRM, das am Freitag für die ganze Woche nachgetragen wird, beschreibt die Vergangenheit. Wer direkt nach dem Termin zwei Minuten einträgt, hält es aktuell.
• Regeln für vertrauliche Daten. Es ist festgelegt, welche Daten in welches Werkzeug dürfen und was draußen bleibt, etwa Preise, Konditionen und Vertragsdetails.

Zehn Abfragen in einer Stunde

Ob die Daten gut genug sind, lässt sich nicht aus dem Gefühl beantworten. Jedes CRM kann die folgenden zehn Abfragen, meistens als gespeicherte Liste oder Filter. Die Grafik ist so aufgebaut, dass sie ausgedruckt neben dem Bildschirm liegen kann.

Die Stunde verbringen am besten die Person, die das CRM betreut, und die Vertriebsleitung gemeinsam. Für jede Abfrage wird die Zahl der Treffer notiert und daneben der Anteil am Gesamtbestand. Danach werden die drei Abfragen mit den meisten Treffern ausgewählt. Mehr sollte sich das Team für die ersten vier Wochen nicht vornehmen.

Ein Beispiel aus dem Mittelstand

Angenommen, ein Elektrogroßhändler mit 14 Verkäufern hat 9.000 Kontakte und 2.100 Firmen im CRM. Die Stunde ergibt drei auffällige Stellen:

• Rund 800 doppelte Kontakte. Sie entstehen, weil Innendienst und Außendienst Kontakte getrennt anlegen. Ein KI-Assistent, der eine Gesprächsvorbereitung erstellt, würde bei fast jedem zehnten Kontakt nur die halbe Geschichte finden.
• Ein Drittel der offenen Chancen ohne nächsten Schritt. Jede Auswertung der Pipeline wäre damit zu optimistisch, mit oder ohne KI.
• Keine Kundennummer bei 400 Firmen. Umsätze aus der Warenwirtschaft lassen sich diesen Firmen nicht zuordnen, und kein Werkzeug erkennt, welche Kunden weniger bestellen als früher.

Das Team bereinigt in vier Wochen genau diese drei Stellen. Die übrigen sieben Abfragen werden notiert und im nächsten Quartal angegangen. Erst danach wird über ein KI-Werkzeug entschieden, und die Entscheidung fällt leichter, weil klar ist, womit es arbeiten wird.

Warum die Reihenfolge Geld spart

Keine der Voraussetzungen braucht Monate. In vielen Unternehmen reichen wenige Wochen konzentrierter Arbeit, um die Phasen zu beschreiben, Altlasten zu archivieren und ein kurzes wöchentliches Meeting zur Datenqualität einzuführen. Danach treffen Vorschläge, Zusammenfassungen und Prognosen eines KI-Werkzeugs auf Daten, mit denen sie etwas anfangen können.

Wer die Reihenfolge umdreht und zuerst Lizenzen kauft, bezahlt zweimal. Einmal für das Werkzeug, dessen Ergebnisse das Team nach wenigen Wochen nicht mehr ernst nimmt, und einmal für das Aufräumen, das trotzdem kommt.

Welche Vorlagen dabei helfen

Welche Felder ins CRM gehören und welche nur Aufwand erzeugen, beantwortet die Hilfe Was gehört ins CRM und was nicht? Wenn die Daten stimmen, liefert die Prompt-Sammlung für Vertriebsaufgaben im Werkzeugkasten die ersten Anweisungen für einen KI-Assistenten. Wo das Team bei CRM-Pflege und KI im Vertrieb steht, zeigen die beiden Fragen dazu im Selbsttest.

Bis zur nächsten Vertriebsrunde

Der Test mit den zehn Abfragen passt in eine Stunde vor dem nächsten Meeting der Vertriebsleitung. Wer ihn in diesem Monat macht und die drei größten Lücken bis Ende des Folgemonats schließt, kann danach auf einer belastbaren Grundlage über KI-Werkzeuge sprechen.

Ein KI-Werkzeug ist so gut wie das CRM, aus dem es liest. Wer das CRM zuerst in Ordnung bringt, kauft später das richtige Werkzeug und nicht das mit der besten Vorführung.