Forecast-Kategorien, die jeder gleich versteht

Wer drei Verkäufer fragt, was „sicher“ im Forecast bedeutet, bekommt oft drei Antworten, von „unterschrieben“ über „ziemlich sicher“ bis „das, was die Geschäftsführung hören will“. Dann wird die Monatszahl zur Verhandlungssache, und am Monatsende erklärt die Vertriebsleitung, warum es wieder anders gekommen ist.

Ein Forecast wird nicht durch Software glaubwürdig, sondern durch Kategorien, deren Bedeutung niemand dehnen kann. Dafür reichen vier, wenn jede ein Kriterium hat, das sich mit Ja oder Nein beantworten lässt.

Phase und Forecast-Kategorie sind zwei verschiedene Dinge

Viele Teams vermischen zwei Fragen. Die Phase im Vertriebsprozess beschreibt, wo eine Chance steht, etwa „Angebot in Verhandlung“. Wie die Phasen sinnvoll aufgebaut sind, zeigt der Beitrag Der Vertriebsprozess in fünf Phasen. Die Forecast-Kategorie beantwortet eine andere Frage, nämlich wie sicher diese Chance im laufenden Monat oder Quartal abschließt.

Zwei Chancen in derselben Phase können deshalb in verschiedenen Kategorien stehen. Die eine hat eine mündliche Zusage des Geschäftsführers, die andere wartet noch auf die Budgetfreigabe. Wer nur mit Phasen und Wahrscheinlichkeiten rechnet, wie im Beitrag Forecast ohne Bauchgefühl beschrieben, bekommt einen guten Durchschnitt über viele Chancen. Für die Zahl des Monats braucht die Geschäftsführung zusätzlich die Einschätzung je Chance, und die liefern die Kategorien.

Vier Kategorien mit prüfbarem Kriterium

Die Namen der Kategorien sind zweitrangig. Wichtig ist, dass hinter jeder ein Kriterium steht, das sich prüfen lässt. „Der Termin der Entscheidung steht“ lässt sich prüfen, „gutes Gefühl nach dem Gespräch“ nicht.

Das wöchentliche Meeting dazu

Kriterien halten nur, wenn sie regelmäßig abgefragt werden. Dafür reicht ein wöchentliches Meeting von 15 Minuten, ohne Folien und direkt im CRM. Besprochen werden nur die Chancen in den Kategorien Sicher und Wahrscheinlich, und zu jeder gibt es drei Fragen:

1. Was hat sich seit letzter Woche geändert?
2. Was ist der nächste Schritt, mit Datum?
3. Was müsste passieren, damit die Chance eine Kategorie aufsteigt?

Die dritte Frage verändert den Charakter des Meetings. Statt sich für die eigene Einschätzung zu rechtfertigen, überlegt der Verkäufer mit der Vertriebsleitung, was die Chance voranbringt. Aus einer Kontrolle wird ein Arbeitsgespräch.

Ein Beispiel aus dem Mittelstand

Angenommen, ein Anbieter von Gebäudetechnik meldet für den Monat bisher 900.000 Euro als sicher. Im ersten Meeting nach den neuen Kriterien fragt die Vertriebsleitung bei jeder Chance nach der mündlichen Zusage des Entscheiders.

• Drei Chancen über zusammen 250.000 Euro haben zwar ein positives Gespräch mit dem technischen Leiter, aber keine Zusage der Geschäftsführung. Sie wandern nach Wahrscheinlich.
• Eine Chance über 80.000 Euro hat einen Termin für die Entscheidung erst im nächsten Monat. Sie gehört nicht in diesen Monat.
• Übrig bleiben 570.000 Euro als sicher, dazu 250.000 Euro als möglicher Zusatz.

Die Zahl für die Geschäftsführung ist kleiner als vorher, aber sie trifft deutlich häufiger ein. Nach zwei oder drei Monaten vertraut die Geschäftsführung ihr, und die Diskussion über den Forecast wird kürzer.

Welche Vorlagen dabei helfen

Im Kennzahlenbericht für die Geschäftsführung aus dem Werkzeugkasten bekommt der Forecast eine feste Zeile, getrennt nach Sicher und möglichem Zusatz. Welche weiteren Zahlen die Geschäftsführung braucht, beantwortet die Hilfe Wie viele Kennzahlen braucht eine Geschäftsführung für den Vertrieb? Wo das Team insgesamt steht, zeigt die Frage zu den Kennzahlen im Selbsttest.

Was im nächsten Monat anders läuft

Die vier Kategorien lassen sich ab dem nächsten Monatsersten einführen. Dafür werden die Kriterien einmal im Team besprochen und direkt im CRM hinterlegt. Im ersten Meeting danach werden alle Chancen, die als sicher gemeldet sind, gegen das Kriterium geprüft. Nach drei Monaten zeigt der Vergleich zwischen gemeldeter und tatsächlicher Zahl, ob die Kriterien streng genug sind.

Später eingeführte KI-Prognosen profitieren davon. Ein Modell kann nur aus dem lernen, was Menschen einheitlich eingetragen haben. Ein Forecast, dem die Geschäftsführung glaubt, entsteht aber schon vorher, aus vier Kategorien und einer Viertelstunde pro Woche.