Das Vertriebsmeeting in 30 Minuten. Die Agenda

Das übliche Vertriebsmeeting im Mittelstand ist eine Berichtsrunde. Jeder Verkäufer erzählt der Reihe nach, was in der Woche passiert ist, und alle anderen warten, bis sie dran sind. Nach 90 Minuten weiß die Vertriebsleitung, was los ist, das Team hat aber wenig davon, und die Hälfte der Informationen stand ohnehin schon im CRM.

Berichte gehören ins CRM und nicht ins Meeting. Wenn die Daten stimmen, kann jeder den Stand vorher lesen. Das Meeting ist dann für das da, was kein System leistet, nämlich gemeinsam entscheiden, einander helfen und voneinander lernen.

Vier Punkte in 30 Minuten

Die Agenda hat vier feste Punkte mit festen Zeiten. Die Vertriebsleitung moderiert und achtet auf die Uhr, und wer einen Punkt länger besprechen will, macht dafür einen eigenen Termin mit den Beteiligten.

Der erste Punkt baut auf der Pipeline-Durchsicht auf, die jeder Verkäufer am Montag vor dem Meeting erledigt, wie im Beitrag Chancen ohne nächsten Schritt beschrieben. Die beiden mittleren Punkte sind der eigentliche Wert des Meetings:

• Der Engpass der Woche. Das kann eine Lieferzeit sein, die Angebote verzögert, eine fehlende Referenz für eine neue Branche oder ein Messekontakt, der nicht nachgefasst wurde. Das Team bespricht genau einen Engpass und entscheidet, wer bis zum nächsten Meeting was erledigt.
• Hilfe bei einer Chance. Ein Verkäufer bringt eine Chance mit, die nicht vorankommt, etwa weil der Entscheider nicht erreichbar ist. Die Kollegen bringen ihre Erfahrung ein, die Entscheidung über das weitere Vorgehen bleibt beim Verkäufer. Die Chance wechselt jede Woche, damit jeder einmal dran ist.

Warum der Umstieg schwerfällt

Am schwersten fällt der Umstieg oft der Vertriebsleitung selbst. Eine Berichtsrunde vermittelt das Gefühl, alles im Blick zu haben. Das Meeting mit vier Punkten verlangt, dass die Vertriebsleitung vorher im CRM liest und im Meeting weniger fragt und mehr entscheidet.

Dazu kommt eine Bedingung. Die Agenda funktioniert nur, wenn das CRM die Berichte ersetzt. Das ist zugleich ihr Vorteil. Wer seine Chancen nicht gepflegt hat, fällt im ersten Punkt sofort auf, ohne dass jemand kontrollieren muss. Nach einigen Wochen pflegen die Verkäufer das CRM, weil das Meeting darauf aufbaut.

Was das Team an Zeit gewinnt

Die Zeit, die das kürzere Meeting freigibt, ist auf den ersten Blick klein. Über ein Jahr gerechnet ist sie beträchtlich, wie das Rechenbeispiel zeigt.

Welche Vorlagen dabei helfen

Welche drei Kennzahlen im ersten Punkt stehen, lässt sich aus dem Kennzahlenbericht für die Geschäftsführung im Werkzeugkasten ableiten. Wer für welchen Engpass zuständig ist, wenn er Marketing oder Service betrifft, klärt die Zuständigkeitstabelle für Vertrieb, Marketing und Service. Wie der Forecast im Meeting besprochen wird, beschreibt der Beitrag Forecast-Kategorien, die jeder gleich versteht.

Die ersten vier Wochen

Der Umstieg gelingt am besten mit einer klaren Ankündigung und einem Vergleich nach vier Wochen:

1. Im letzten Meeting nach altem Muster stellt die Vertriebsleitung die neue Agenda vor und legt fest, dass die Pipeline-Durchsicht bis Montag um zehn Uhr erledigt ist.
2. In den ersten beiden Wochen achtet die Vertriebsleitung streng auf die Zeiten, auch wenn es ungewohnt wirkt.
3. Nach vier Wochen fragt sie das Team, was besser geworden ist und was fehlt, und passt höchstens einen Punkt an.

Ein Meeting ist gut, wenn danach etwas anders läuft als vorher. Eine Berichtsrunde erfüllt diesen Anspruch selten, vier Punkte in 30 Minuten dagegen jede Woche.