Chancen ohne nächsten Schritt. Wie eine Durchsicht von 15 Minuten sie sichtbar macht

Verlorene Aufträge ärgern, aber sie sind sichtbar und haben einen Grund, aus dem das Team lernen kann. Größer ist oft ein Verlust, den niemand bemerkt. Chancen, bei denen einfach nichts mehr passiert, stehen weiter als offen im CRM, und irgendwann erinnert sich keiner mehr, wann zuletzt mit dem Kunden gesprochen wurde.

Solche Chancen lassen die Pipeline größer aussehen, als sie ist, und verfälschen jede Auswertung. Das Gegenmittel ist eine einzige Regel, und eine kurze Durchsicht jeden Montag sorgt dafür, dass sie eingehalten wird.

Eine Regel für jede offene Chance

Keine Chance gilt als offen ohne nächsten Schritt mit Datum und verantwortlicher Person. Lässt sich mit dem Kunden kein nächster Schritt vereinbaren, ist auch das eine Information. Die Chance wird dann ehrlich als verloren geschlossen oder als vertagt mit Wiedervorlage geführt, wie im Beitrag Nachfassen ohne zu nerven beschrieben.

Technisch ist das ein Pflichtfeld und ein gespeicherter Filter, eingerichtet in einer Stunde. Im Alltag verändert die Regel mehr. Verkäufer beenden Gespräche anders, wenn sie wissen, dass am Ende ein Datum stehen muss, und die Vertriebsleitung sieht im Meeting sofort, wo nichts passiert.

Was die Regel in der Pipeline sichtbar macht

Wie groß der Unterschied sein kann, zeigt ein Rechenbeispiel. Es ist bewusst nicht extrem gewählt, viele Vertriebsteams werden ähnliche Verhältnisse im eigenen CRM finden, wenn sie den Filter zum ersten Mal setzen.

Die 1,7 Millionen Euro sind nicht automatisch verloren. Ein Teil davon lässt sich mit einem Anruf wieder in Gang bringen, ein Teil ist längst entschieden, ohne dass es im CRM steht. Solange niemand nachfragt, weiß das Team aber nicht, welcher Teil welcher ist, und der Forecast rechnet mit allem.

Die Pipeline-Durchsicht in 15 Minuten

Die Regel hält nur, wenn sie jede Woche geprüft wird. Dafür braucht es kein zusätzliches Meeting. Jeder Verkäufer arbeitet am Montagmorgen fünf gespeicherte Filter im CRM ab, und die Vertriebsleitung liest die Listen vor dem Vertriebsmeeting. Im Meeting selbst wird dann nur noch besprochen, wo es hakt.

Die Reihenfolge ist bewusst gewählt. Überfällige Schritte kommen zuerst, weil dort die Chancen stehen, die gerade in Gefahr sind. Der Forecast kommt erst danach, weil er ohne aktuelle Daten ohnehin nicht stimmt. Wie die Kategorien für den Forecast festgelegt werden, beschreibt der Beitrag Forecast-Kategorien, die jeder gleich versteht.

Die Aufräumwoche vor dem Start

Bevor die Durchsicht zur Routine wird, braucht es eine Woche, in der die Pipeline einmal bereinigt wird:

1. Am Montag setzt die Person, die das CRM betreut, den Filter für offene Chancen ohne nächsten Schritt und schickt jedem Verkäufer seine Liste.
2. Bis Donnerstag bekommt jede Chance auf der Liste einen nächsten Schritt mit Datum oder wird geschlossen, mit Grund.
3. Am Freitag wird das Pflichtfeld für den nächsten Schritt aktiviert, und die fünf Filter für die Durchsicht werden gespeichert.

Danach reicht es, die Regel zu halten. Die Wirkung zeigt sich nicht sofort in der Abschlussquote, aber sofort in der Pipeline, die ab dieser Woche beschreibt, was tatsächlich passiert.

Welche Vorlagen dabei helfen

Im Kennzahlenbericht für die Geschäftsführung aus dem Werkzeugkasten lässt sich der Anteil der Chancen mit nächstem Schritt als eigene Kennzahl führen. Welche Felder im CRM wirklich gebraucht werden, beantwortet die Hilfe Was gehört ins CRM und was nicht? Wie die Phasen aufgebaut sind, auf die die Filter zurückgreifen, zeigt der Beitrag Der Vertriebsprozess in fünf Phasen.

Die eine Zahl, die jede Woche zählt

Wer nur eine Zahl aus diesem Beitrag mitnimmt, sollte den Anteil der offenen Chancen mit nächstem Schritt wählen. Sie lässt sich jeden Montag in einer Minute aus dem CRM ablesen, und sie sagt mehr über die Pipeline als jede Summe. Liegt sie nach der Aufräumwoche nicht dauerhaft über neun von zehn, gehört das Thema wieder ins Meeting.

Eine Pipeline ist nur so viel wert wie die Chancen, bei denen als Nächstes etwas passiert. Alles andere ist eine Liste von Erinnerungen.